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第五章 行政部事务工作管理规范（第6页）

2。

注意选准会议中心人物的最佳开会时间段，确保其能够集中精力，安心开会；

3。

开会时间尽量不要与企业重要的经营活动发生冲突，避免打乱企业正常的运行秩序，影响效益；

4。

尽量开短会，可以保证参会者精力旺盛，达到最佳的开会效果。

（三）选择开会的地点。

会场的选择是否合适，会议地点的物质条件、环境氛围等都会对与会者的情绪产生影响。

而且，选择会议地点还要考虑到硬件设施的条件。

所以，应考虑：

1。

会址与参会人员距离不宜太远；

2。

会场的环境是安静的场所：

3。

会场有足够的照明设施，并保持良好的通风及适宜的温度；

4。

通信联系方便，保证信息流通顺畅；

5。

会场的空间必须合适，过于空旷和过于狭窄都会影响会议效果。

（四）会场布置。

作为会前准备的重要内容之一，会场布置应着重注意做好以下几方面的工作：

1。

合理安排会场空间，既要便于与会者进出通畅，又要保持会场紧凑的格局。

2。

认真细致地做好会议用品发放及设备的调试工作，登记清晰，管理统一。

3。

按照会议的性质和领导的要求正确安排会议座次，做到方便沟通和讨论。

其主要方式有以下三种：

（1）单向传递信息会议的座位排列方式；

（2）双向沟通交流会议的座位排列方式；

（3）多向沟通交流会议的座位排列方式。

（五）拟订会议日程。

拟订会议日程，即拟订会议的程序表，是为了让与会者事先对会议有所了解，以便提前做好准备。

一般来说，会议日程由会议筹备部门提出草案，经会议主席审定后确定，包括：会议内容、讨论事项、与会者姓名、会议的时间地点、会议事宜的时间分配等。

会议的日程安排必须考虑以下因素：

1。

优先安排重要或紧急的事项；

2。

合理分配各项议案及事项的会议时间，为重要事项留出充足的时间；

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