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第五章 行政部事务工作管理规范（第5页）

4．公务、客户名片须在公司内作为共享资源。

5．自确认名片内容起，一周内到行政部领取。

6．名片印制费用每季度摊销一次。

五、文印室管理规范

1．公司的文件，有打印必要时方予打印。

内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。

2．公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。

一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。

3．私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机传送，以免影响公司的正常工作。

4．文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。

对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误。

5．文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。

6．文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。

属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一列行政开支。

7．文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以下罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失，处50元以上罚款直至辞退。

第三节办公会议工作管理规范

一、会前准备工作细节规范

（一）确定与会者。

作为会议的主体，与会者的确定无疑是十分重要的。

出于对会议成本的控制，应该控制与会者数量。

但这种控制不以降低会议的目的和效果为代价。

所以，确定与会者应该考虑以下因素：

1。

与会者是不是必要成员；

2。

与会者是否直接参与会后执行；

3。

与会者是否有利于会议目标的实现；

4。

与会者是否具有达成某项决议的能力；

5。

与会者是否能全身心地投入；

6。

与会者是否会对他人造成妨碍，从而影响会议的整体成效。

（二）选择开会的时间。

选择合适的开会时间，确保与会者可以按时出席，积极参与，从而取得好的效果。

因

此，选择开会时间应该考虑以下因素：

1。

调查了解与会者方便的时间段，尽量不打乱与会者原来的时间计划安排；

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