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第五章 行政部事务工作管理规范（第20页）

制作成本：在保护效果相同的情况下，应当选用比较经济适用的办法；

5。

档案利用的取放方便程度。

（二）合理排放案卷。

1。

将案卷排放到档案架时，应将同一时期、同一系统或相同性质的全案排放到一起；同时，必须严格按照已经确定的分类体系和案卷的顺序进行排列，以保持案卷之间的有机联系。

2。

案卷存在方式有两种：竖放和平放。

竖放方便案卷检索，但从更好保护档案的角度看，平放的方式则更为有利，因为平放时文件躺着，自然压平而不会起皱裂，对于珍贵档案的保管，更应采取平放方式。

3。

为了方便取放和避免文件过重受压，平放的堆叠高度一般不宜超过40cm。

（三）创造适宜的库房条件。

按照档案保管的技术要求，科学地控制库房的温度和湿度，保持有利于档案存放的库房环境和库内卫生，是做好档案保管工作的重要保障。

（四）建立防火制度。

防火是档案保管中最重要和最经常的工作，一项完善的防火制度应包含以下几个方面的内容：

1。

加强检查，消除一切火灾隐患。

库房内应严禁吸烟，定期检查各种电器设备，有隐患的立即进行修理，规模较大的库房，还应安装避雷针。

2。

提前做好灭火准备。

灭火准备包括物质上的准备和思想上的准备两个方面：物质上的主要是灭火工具、水源、沙袋等应该放在便于取用的地方；思想上的准备主要指平时经常进行防火教育，学习防火方面的理论知识和技术方法。

3。

拟订档案抢救方案。

根据档案的重要程度、机密程度和库房条件，拟订几套抢救方案，万一火灾发生时能够合理安排搬运路线方法，抢救最贵重的档案，避免抢救过程中的失密现象。

4。

火灾发生后的措施。

火灾一旦发生，应迅速通知消防机关，同时迅速组织人员沉着抢救，维持现场秩序。

（五）定期进行安全检查。

只有定期对档案进行安全检查，才能及时发现和消除安全隐患，保护档案的安全。

安全检查中最重要的就是进行防火检查，以确保防火管理工作得到切实保障。

（六）建立严格的保密制度。

档案是公司的重要财富，特别是一些机密档案，对公司的生存发展更是具有生死攸关的重要意义，一旦失密，将对公司造成不可弥补的损失。

因此，建立严格的保密制度是公司档案保管的关键一环。

保密工作的开展首先应防范泄密渠道，公司的泄密渠道主要有：

1。

库房管理人员管理失职造成泄密；

2。

非库房管理人员进入库房时盗窃和造成破坏；

3。

管理人员在非工作时间和工作场所谈论档案内容造成泄密：

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