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第五章 行政部事务工作管理规范（第18页）

机密文书原则上应该由当事人自行处理。

亲启文书信封上一般注明文书所涉及事项的要点，注明发文者姓名，由发文者缄封，原则上应该由信封上所指名者开启，其他人不得擅自处理。

（三）成文。

凡是重要的往来交涉，都必须形成“文书”

或形成记录。

对那些并不重要的事项，或者通过电话、会面等简单形式处理的事项，只需事后将处理结果的要点记录下来即可。

（四）防止拖延。

1。

文书处理过程中很容易出现延迟或停顿的现象，文书管理部门有责任督促其他有关部门及时处理文书指定的事项，以防止文书被搁置在一边的情况发生。

2。

一旦拖延的情况发生，应立即交文书管理部门将文书催回，再做相应处理。

（五）注意事项。

文书处理的每个环节都应该坚持“准确”

“及时”

的原则，并且明确文书处理的责任者。

第五节公司档案管理规范

一、档案整理细节规范

（一）区分全案。

1。

所谓“全案”

，简言之，就是档案的性质归属，性质相同的档案隶属于一个“全案”

。

判断档案属于哪个全案，关键在于确定档案的形成者--立档单位。

构成全案的文件大致可划分为3种基本类型：内部文件、发文和收文。

2。

立档单位的内部文件和发文（存本和原稿），其文件作者即为档案形成者，只要查到文件作者，就能够确定文件全案。

3。

立档单位的收文，其档案形成者是收文的实际接收者，而非文件作者，只需查明收文的实际接收者，就可以确定所属全案。

区分全案为档案整理工作的系统化确立了基本的框架。

（二）合理分类。

1。

由于公司档案种类繁多，采用单一的分类方法已不能满足档案管理的实际需要，因而多是结合两种以上的分类方法对不同的档案进行多层次分类。

2。

一般首先从部门区分开始，部门区分之后，依档案内容，分为若干大类，再在大类中依年度及其他分类标准分为若干“子类”

，三级分类不够用时还可以在三级之后增设四级“细类”

。

3。

档案分类应本着一切从实际需要出发的原则确定分类的层级和标准，力求做到区分合理，层次清晰。

（三）制作档夹。

同一“子类”

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