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第五章 行政部事务工作管理规范（第17页）

1。

在制度工作时间外接到文书，如果值班人员能够判定是紧急重要的文书，或者直接写给公司高层领导的文书，应该立即通知秘书室主任。

2。

其他次重要文书，只需通知收发室的主任，并按其指示处理。

（五）注意事项。

文书的收发是个具体过程，大量的细节需要注意，必须明确程序和各个步骤，如此，才能有条不紊，使收发工作有序运行。

四、文书寄发细节规范

（一）寄发。

1。

寄发公司外的一般文书，各部门、科室及有关人员封缄之后，直接送交文秘室统一寄发。

2。

文秘室汇集所有待发文书，做好文书发送登记。

3。

待发文书必须在规定时间内送出去。

特快专递以及电报等文书，必须及时发出。

（二）重要文件。

1。

机密或亲启文件，文秘科必须加盖“绝密…密…亲启”

等字样印章后发送，并给发文部门、科室或发文者以必要的回复。

2。

其他重要文书或快递文书，必须加盖“专递”

“面呈”

“快递”

等字样印章，并给发文当事者必要的回复。

（三）费用。

邮费与电报费用由文秘科统一开支。

文秘科须按月决算全部邮费与电报费用开支。

待发电报必须填写“文书发送登记簿”

，由文秘科负责发送。

（四）注意事项。

寄发文书是个需要通盘考虑的问题，而且，确保文书的有效送达，更是经理人必须时时提醒的。

五、文书处理细节规范

（一）文书处理原则。

1。

文书的审阅、回复、照会以及其他必要的处理由科长以上级别的主管负责，或者由其指定其下属进行具体处理。

2。

工作过程中遇到重要事宜要立即向上级主管部门报告，按上级指示办理。

3。

文书内容涉及其他部门或必须经过其他部门配合才能完成的，应与对方达成一致后才能行事。

（二）重要文书处理。

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