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第五章 行政部事务工作管理规范（第11页）

在会议进行过程中，会场往往与外界是隔绝的，需要会议工作人员传递信息，进行内外的联系，将一些紧急情况传达给与会者。

但是，在信息的传递过程中，工作人员必须保证对会议内容的保密，防止泄密。

（三）会议记录。

一般来说，会议都需要有记录。

会议记录包括两个部分：第一部分是记录会议的组织情况，包括会议的名称、时间、地点、与会人员等；第二部分是记录会议的内容，包括会议的议题、发言情况、通过的决议、决定等。

会议记录至关重要，它是会议内容和进程的客观记载，同时，也是重要的档案资料。

既为撰写会议简报和会议纪要提供了材料，又为日后检查会议的执行情况提供了依据。

所以，必须认真地做好会议记录。

会议记录有以下两种方法：

1。

摘要记录。

摘要记录就是摘录要义，记录会议的重点。

例如发言者的发言要点、会议的决议等。

摘要记录要求合理取舍，简明扼要，重点突出。

用简洁的语言准确地表达会议的真实意思。

因此，对记录人员素质的要求较高，不仅需要有速记能力，还得有较高的分析和语言概括能力。

2。

详细记录。

详细记录是按照发言人原话的方式，不加任何改动或概括，准确完整地记录会议的所有内容。

这就对记录的速度有极高的要求。

所以，为了更加详细及时地记录会议内容，记录人员往往运用一些速记符号。

而现代化的会议记录，更多地使用录音机、速录机等设备进行记录。

（四）注意事项。

会议记录要求真实、准确。

这就要求记录人员对会议记录的工作态度必须认真，技能

必须熟练，了解会议宗旨，具有较高的专业素质，才能胜任会议记录工作。

会中事务，事无巨细，任何一个小小的纰漏，都有可能给会议造成无法弥补的损失，职业经理人千万不能疏忽大意。

四、会议控制细节工作规范

（一）会议的数量控制。

在实际工作中，会议的数量经常失控，造成非必要会议充斥其间，而真正需要开的会议却淹没于会海之中而无法突出其作用。

所以，进行会议控制首先应遵循尽量减少会议数量这一原则。

控制会议数量的主要措施有：

1。

熟练应用包括会议在内的多种工作方式，如打电话、制发文件、亲自指导等，因

情制宜，选择最有效的工作方式；

2。

建立严格的会议审批制度；

3。

提高会议的质量，避免及减少连带性的冗长会议；

4。

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