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第五章 行政部事务工作管理规范（第10页）

会议签到一般形式有：

1。

簿式签到。

簿式签到是指与会者在专门准备好的签到簿上签名，表示到会。

一般来说，签到簿应包含姓名、职务、单位等内容。

采用簿式签到的方法，名单容易保存，方便查找，可广泛应用于小型会议。

而对于大型的会议来说，签到的人数众多，容易拥挤，簿式签到则不太方便。

2。

卡式签到。

卡式签到是指工作人员事先把签到卡分发给每位与会者，与会者在卡上写好自己的名字，在进入会场时交给工作人员，表示到会。

一般来说，签到卡应注明会议名称、时间、地点、座位号等内容。

卡式签到较为方便，不会造成签到时的拥挤，但是，往往不方便查找人员。

一般多用于大中型会议。

3。

电脑签到。

随着科技的发展，电脑签到这一先进手段更多地被应用。

采用这种方式，与会者只需在到场时将特制的卡片放入签到机内，电脑就会将与会者的姓名、号码等信息传到会场的主机，即刻完成签到。

同时，将签到卡退还本人。

电脑签到有着准确、快速的优点，已更多地被一些大型会议所采用。

此外，还有一些签到方式，大多根据会议的实际需要而运用。

总之，会议签到是为了精确统计会议人数，保证会议能够顺利进行，必须予以重视。

（二）会场服务。

会场服务的好坏直接关系到会议能否有序进行，好的会场服务是会议顺利进行及圆满结束的必要条件。

会场服务工作的内容比较多，主要包括以下几点：

（1）引导座位。

大多数会议的与会者座位都是事先安排好的，要求与会者对号入座。

同时，工作人员要引导对会场不熟悉的与会者入座。

一般情况下，为了方便管理与交流，往往安排以部门为单位集中就座。

在一些大型会议中，由于会场较大，与会者人数较多，为了做好座位引导工作，可以在会场设置指示标记，或印制会议的座次表，以便引导与会者快捷、方便地入座。

（2）分发会议的文件资料。

会议中往往有文件和材料需要分发给与会者，这就需要工作人员及时地将其送到与会者手中。

文件资料的分发有两种形式。

会前分发：一般在与会者入场时，由工作人员在入口处分发；也可以在开会之前在每位与会者的座位上放一份文件材料。

会中分发：在会议进行期间根据会议进程的需要，由工作人员将文件资料分发或收回。

有些会议的文件资料需要收回，一般应在文件的右上角写明收回时间，以及由何人收回。

收回的时候应予以登记，以免发生错漏。

（3）维持会场秩序。

在会议进行的过程中，为了防止混乱的发生，阻碍会议的正常进程，一般需要有工作人员维持会场秩序，禁止无关人员入场，保证会场的安全。

在发生意外的时候，应及时做出有效的反应，制止发生的无序情况。

（4）信息传递。

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