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第四章 行政日常管理实务（第6页）

如提取某人资料，应在原处夹留一张纸条，注明取出年月日及取走人姓名、用途，或另填一张卡插入，做出标志。

每日办理存档手续，使档案处于最佳利用状态。

对于必须留存备查的文件资料，你应在阅读或浏览过程中，寻找文件名称或最主要的标题，并用铅笔在名称或标题下划线、打圈。

如果文件本身未提及名称和主题，你就应该把名称或主题记录或编号在通知里。

为了利于保存，每份文件要标上日期代号以表明这份文件的保存时间及入档时间。

所有的文件资料归档分类后，应完全按照文件或架上原来排列好的方式分类存置。

这样做节省时间又便于提高效率。

五、文件档案的检索

一份文件怎样立卷归档方能在它需要时被马上找出来？这要由编制索引方法来实现。

下面是三种编制索引的方法：

第一，以个人姓名编制索引；

第二，以企业名称编制索引；

第三，以项目或合同名称编制索引。

索引编号可采用环环相套，逐层分解方式排列。

索引首先分成条目，条目包括标题和页码，条目可依次分为次条目，次次条目。

如果采用计算机技术，完全可以使检索更安全、更准确、更迅速，但在使用时，要防止病毒，最好能予以备份。

总之，秘书应熟悉运用适合自己单位的特殊编索，以便在提取使用时做到迅速、准确、无误。

第三节印信工作管理实务

韩静是永恒公司的办公室秘书，由于她为人忠厚老实，踏实肯干，总经理决定公司的公章由她保管，介绍信由她出具。

但也叮嘱她一定要保管好公章，不能丢失，使用公章和出具介绍信时一定要遵守公司的相关规定，要严格把关。

韩秘书掌管公章后，同事们都戏称她为“管家婆”

，大权在握，不得了啦！

韩秘书可不这么想，她觉得责任重大，领导信任她，她一定要当个称职的“管家婆”

。

为了规范用印制度，韩秘书制作了用印申请表和用印登记表，不管是个人还是部门来盖章，韩秘书都严格审查，确认是否已经过公司领导签字批准，否则，一律不给盖章。

用印完毕，及时进行详细的登记。

平时不用印的时候，韩秘书都把公章锁在保险柜里，用印的时候也是用完之后马上放回锁起来。

韩秘书对介绍信的管理也很严格，跟公章锁在一起，从来不把介绍信乱放。

在出具介绍信时，她也都根据领导的签字，并在存根上加以记载，按照介绍信编号顺序详细地填写完介绍信和存根的内容后，小心地盖好骑缝章和文末落款章。

有一天，销售科的张副科长来找韩秘书，请她给开个介绍信并加盖公章，说他要到深圳出差，洽谈一笔业务。

韩秘书请他出示领导的签字，张副科长说：“你知道，老总出国了，两天后回来，可我明天就要出发，飞机票都订好了。

要不，你就破一次例吧？”

韩秘书坚决地说：“公司有规定，我也不敢破坏，要不，老总该炒我鱿鱼了。”

张副科长说：“那你说怎么办？我这可是公事，一大笔买卖，要是耽误了，谁也负不起这责任。”

韩秘书想了想，说：“那你去找刘副总签字吧，总经理说过，他不在的时候，刘副总签字也可以。”

过了一会儿，张副科长拿着刘副总签字的用印申请单回来了，韩秘书核对过签字后，按程序给张副科长出具了介绍信。

在年终的总结表彰会上，总经理点名表扬了韩秘书认真负责的态度。

印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围。

公章是机关、单位职责权力的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用。

如果管理使用不当，会给本机关、本单位乃至社会造成危害。

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