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第四章 行政日常管理实务（第5页）

现在双方对合同内容分歧很大，我想看一下他们原来的协议内容。

这边的传真号是：××××××”

李静说：“您放心，我马上给您发过去。”

放下电话，李静马上打开文件柜，开始找张经理要的文件，翻遍了文件夹，终于找到了要找的文件，李静刚想松口气，仔细一看文件，忽然她傻眼了，原来她们公司传真机用的是热敏纸质，现在几个月过去了，传真纸上字迹模糊，淡淡的几乎看不清几个字，这下李静傻眼了，难道发给张经理一张白纸吗？

秘书在平时工作时，应该注意对文件进行整理和归档，对重要的文件应该注意备份。

同事，应该注意像这类热敏纸文件的处理，否则，遇到紧急事情时无法及时快速地查找文件，无法应对突发性事件。

本案例中，李静就是平时不注意对文件进行整理，处理传真文件不得当，致使重要文件缺失，无法完成领导布置的任务，造成领导工作的被动。

企业档案的范围包括：信函、内部文件、会议记录、商业合同、法律文件、媒体资料、人事资料、客户资料、交易记录、财务报表、原始凭证等。

秘书的职责就是明确每一种文件资料的分类方法、储存位置、保存期限、使用规定、检索方法、管理制度。

档案分类的方法有多种，但选择的目的和标准只有一个，那就是必须能够以最快的速度准确无误地找出所需要的文件资料。

最简单有效的分类法是按人名分类、按主题分类、按区域分类，并且采用按字母排列或以代号、颜色排列的归档检索法，而利用数字排列则有利于电脑应用和检索。

最直截了当的分类方法是根据档案的性质、数量、体积、作用选择合适的类型，如用名称归档。

如果档案来源的区域性非常明显，也可先用区域分类方式归档，而后在其内部再进行细分归档。

档案分类应有包容性，同一个文件或资料，因为涉及层面较多，应在有关层面分别归档，因为它的作用在不同的档案中是有差异的，如果遗漏可能会影响这一部分档案的整体性。

一、文件柜的使用

办公室通常设有直式、横式或显露式的文件柜。

一、直式文件柜的使用

直式文件柜采用悬挂式文件夹，它具有较大的伸展性，可容纳更多数量的资料。

悬挂式文件夹的一侧有挂钩，使文件夹可以挂在那个嵌在文件抽屉中的架子上，指引卡可以放在方便而注目的地方。

二、横式文件柜的使用

横式文件柜可使卷宗沿着墙壁纵向排列，柜中可配置抽屉，也可不用抽屉。

横式文件柜适合于较迅速地检索储存的文件。

文件柜中的每个抽屉应贴有指示内容标签，还应包括便于迅速查阅目录卡和稳固支托文件夹的异槽。

无论是悬挂型或常规型的文件夹，文件资料应按顺序排放在文件夹中，还应带有打字简洁而一致的粘贴式或插入式标签。

文件左侧对齐文件夹的折缝处，日期最近的信件要排在文件夹的前面。

文件柜的每个抽屉应有20-25张目录卡。

每个文件夹所放文件一般不应超过50份。

若超过这个数目，应建立一个按个人或企业或问题归类的新文件夹。

三、备忘录的使用

备忘录是一种用来提醒某事或帮助回忆的资料，通常采用卡片资料格式，作为一种启示性档案，对秘书是十分便利的。

一份备忘录资料具有31张引导卡（如果不用档案卡，也可用文件夹）每张卡代表一个月中的某一日，还有12张卡（或文件夹）代表月份。

当月的引导卡要放在备忘录资料面前，该卡后面放置31（30）天的引导卡。

需要提醒某事时，便将有关文件资料列入卡中。

该提醒的日期写在卡片顶端，文件资料置于日期之后。

每日早晨，秘书应该看一下备忘录资料，了解当天应该做些什么。

到了月末，整月的引导卡可放在备忘录的最后，而把下一月的引导卡放在备忘录前面。

四、文件档案的保存

有条理地进行归档分类，资料应整齐地放在案卷内，对齐边沿。

资料按一定顺序排列，便于查找。

避免使卷宗又厚又重。

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