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第四章 行政日常管理实务（第4页）

春秋两季应经常开窗，保持空气流通。

夏冬季节如用空调器，则应注意每天上班前、中午用餐时、下午下班时，至少三次打开门窗换取新鲜空气。

3）人体感受最舒适的温度一般在摄氏20至25度。

春秋两季自然温度适宜，夏冬就要靠空调器来调节了。

但在酷暑或寒冬季节不要一下子把室内温度调到和室外反差太大，以免人员进出办公室时暴冷暴热，容易得病，而应逐渐升温或降温，让人们在上班后下班前有一段适应过程。

④色调与美化。

色调视觉影响人的心理。

办公室的色调总的要求是简单和柔和，使人员的心理感觉平静和舒适，不要搞得色彩斑斓、光怪陆离，反使人感到烦躁不安。

讲究的办公室一年换两次色调。

春末夏初，墙用冷色，铺绿地毯；秋末冬初则墙用暖色，换紫色地毯，室顶不变。

如不随季节而改色调，地毯则以灰色或米色为宜。

办公室适当地美化也是必要的。

美化当然包括办公桌椅、书架、柜橱、室顶、墙壁、地毯的色彩和布置格局等。

也包括墙壁上挂置的油画或大幅照片等。

办公室美化应精心设计，不应只是某个领导或秘书的个人所好或心血来潮。

办公室美化要与整个单位的性质或企业文化相适应。

1）政府机关的办公室以庄重、简洁为好，不宜多加装饰。

2）商业企业办公室则可以华丽一些．以显示自己的财源丰盛。

3）工业企业则应显示自己的技术先进、产品精良和实力雄厚。

但不管何种机关和企事业单位的办公室，都应避免奢侈和俗气。

⑤设备与用品。

较重要的办公设备，如桌椅、柜橱、沙发、空调器、电话机、电脑、传真机、复印机等，置办时一般在年初由优秀秘书订出计划。

作出预算，由主管上司批准后交秘书或总务人员购办。

专用设备由使用人负责保管，共用设备由秘书负责。

损耗、报废、添置等都应有账可查。

防止因混乱而造成的浪费或资产流失。

笔、墨、信纸、信封等易耗品自可按需要随时领用，但也应由秘书保管和登记。

第二节文件档案管理实务

档案对于企业而言，具有十分重要的行政、法律、历史、研究价值，它既是汇总商业信息的资料库，也是领导作出决策时的重要依据。

张总经理过两天要到深圳去跟应天商贸有限公司商谈合作的事。

让秘书李静准备好去谈判的有关资料，包括合同文本、产品说明书、销售方案等资料。

李静按照张总经理的吩咐一一打印、核对、装订妥当后，放在一个文件夹里，交给了张总经理。

送走张总经理后，李静松了口气。

第二天中午休息时，李静和几个要好的同事去附近的饭店吃饭。

这几天太辛苦了，李静说得好好犒劳自己一下，点了几个喜欢吃的菜，美美地吃了一顿。

吃完饭后，她们没急着回公司，顺便去了一下超市，购买了一些饼干薯片之类的零食，兴高采烈地回到公司。

李静回到办公室后，发现她的手机落在办公桌上，中午吃饭忘了带手机。

拿起来一看竟然有五个未接电话，查看电话号码，五个电话都是张经理打的。

她马上紧张起来，赶紧打电话过去问张经理什么事情。

电话通了，那头传来张经理不高兴的声音，询问李静干什么去了，为什么不及时接电话？李静正不知怎样回答，张经理接着说：“你马上用传真给我传个资料过来，就是应天公司最早发给我们的协议草案。

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