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第四章 行政日常管理实务（第28页）

电话无法收发传真：检查电话线是否连接错误，应将电话线插入传真机“LINE”

插孔，电话分机插入“TEL”

插孔。

7。

传真机功能键无效：先检查按键是否被锁定，然后检查电源，并重新开机，让传真机再一次进行复位检测，则清除死循环程序。

8。

传真机接通电源后报警声响个不停：通常是主电路板检测到整机有异常情况。

先检查纸仓里是否有记录纸，且记录纸是否放置到位；再检查纸仓盖、前盖是否打开或未合到位；然后检查传感器是否完好；最后检查主控电路板是否有短路等异常情况。

四、扫描仪的使用与维护

一年一度的新年汽车新品发布、展览大会明天就要隆重举行了。

腾飞汽车制造有限公司的老总郑达成吩咐他的秘书马小辉明天与随行人员一同前往，并让他到时收集一下各公司的新品宣传材料，作为公司的参考与评估资料。

车展上各个品牌的汽车相继亮相，中央舞台上，配合着汽车的主题各式各样的节目异彩纷呈。

小马没有被这些所吸引而忘记上司下达的任务，他穿梭在各展台之间专心致志地收集着相关的资料，又是记录，又是拍照。

会展结束后，郑总对马秘书的工作很满意，让他把这些素材扫描成电子文档，以便在明天的技术研讨会上使用。

得到了领导赏识的小马，干起工作来更起劲了。

他关闭了计算机以及与其相连接的所有设备，然后找出扫描仪，将信号线的一端连接到计算机主机背面的接口上，另一端连接到扫描仪上的计算机接口。

将扫描仪电源插头插到合适的电源输出插座上，接通扫描仪电源。

打开计算机电源，等待计算机启动完毕。

然后先安装驱动程序，再安装扫描软件。

用扫描仪完成图像扫描任务后，小马看移动硬盘剩余内存太小了，便灵机一动把图像压缩比设置为20％，然后存了进去。

一心想得到领导表扬的马秘书说什么也没想到，开会时当要调出车展新款车的图片时，存在移动硬盘中的图片竟找不到了。

小马慌慌张张查找了十几分钟也没找到，郑总更是气得愤然离席，会议被迫中止了。

会议室里，只剩下瘫坐在椅子上的小马．他怎么也想不明白，明明好好存在移动硬盘中的图片，怎么就不翼而飞了呢？

述案例说明了秘书离不开办公设备，熟练使用和维护办公设备是秘书的一项基本职业技能，只有掌握常用的办公设备，才能把工作做得更快、更好。

（一）扫描仪的有关知识

1。

扫描仪是一种捕获图像并将之转换为计算机可以显示、编辑、储存和输出的数字化输入设备。

这里所说的图像是指照片、文本页面、图画和图例等。

2。

使用扫描仪必须有配套的图像处理软件，例如Windows98中的Imaging，Office软件中的PhotoEditor和图像处理软件Photoshop等。

3。

扫描仪在使用过程中要注意维护，保持清洁，避免将物件放在扫描仪的扫描板玻璃和外盖上，不要拆开扫描仪或给一些部件加润滑剂等。

4。

光学文字识别系统就是通过扫描仪对文字稿件进行扫描后，利用计算机识别系统对稿件的图像信息进行识别，并转化成为文字信息的计算机软件。

以汉王公司的汉王文本王为例，它就是一款采用了印刷体字符识别技术，集成文本阅读校对开发的一套高效输入、快捷办公的光学文字识别软件系统。

（二）扫描仪操作

1．图像扫描

（1）将扫描仪与计算机连接。

（2）接通扫描仪电源，观察指示灯。

（3）启动计算机，计算机会自动检测到扫描仪硬件，并出现安装驱动程序向导，此时可依据提示安装随机附带的扫描仪驱动程序。

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