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第四章 行政日常管理实务（第19页）

当时，仅知道棉被约占下发衣物总数的O．4％，棉衣、绒衣数量不详。

为统计所缺棉衣被的数字，地委办公室信息科以已发放的178．94万件衣物为参数，按每100件（套）衣物应配发棉被lO床、棉衣20件的一般标准，主观地推测本地区灾民共缺棉被10万套，棉衣20万件。

并且将这一数字用于信息的标题：“××地区灾民过冬尚缺棉衣棉被30万件（套）。”

信息发出后，省委领导非常重视，即批示有关部门将情况了解清楚后设法帮助解决。

省民政厅接领导批示后，立刻部署该地区及其受灾各县的民政部门落实领导指示，采取措施逐乡、逐村地摸清今冬灾民穿盖情况，根据有无自救能力分类排队，逐户登记棉被2000床，绒衣4000件、绒裤2000件，棉衣1600件，拨款275万元，就可基本解决受灾群众过冬衣被的问题。

信息的收集是企业信息处理程序的首要环节，是做好行政信息工作的基础。

秘书每天的日常功课之一，就是通过各种途径，收集有助于或有影响的行政信息。

比如：通过每天收到的文件、简报、资料、报表以及电话、电报收集各方面的信息；有计划地开展市场调查和市场预测，直接进行调查研究，获取高层次信息；参加各种业务会议、展销会、订货会、交易会、学术讨论会、信息交流会、技术鉴定会等，掌握有关的重要信息。

总之，一个优秀的秘书，应是收集、整理、加工信息的能手。

1．信息收集的原则

秘书人员收集信息应注意这样几项原则：

（1）真实性。

这是最基本的原则。

我们所获取的信息未必都是真实的，其中报可能混杂着某些不真实的成分，即伪信息。

如果秘书人员将某些不真实的或不完全真实的信息提供给领导，势必会造成领导对情况的误判，从而导致决策和处理问题的失误。

（2）多样性。

环境构成是复杂的，决定环境的因素很多，所以秘书人员收集信息不能只就某一个点和某一个面，而应该围绕本单位发展的需要，开拓视野，综观全局，以求获得尽可能全面的信息，否则也会造成领导对情况的误判。

（3）层次性。

信息的层次性，表现在三个方面。

一是一般信息与重要信息；二是上层信息与下层信息；三是表层信息与深层信息。

不同层次的信息，其作用是不同的。

收集不同层次的信息，目的是能够准确、深入地把握环境的整体情况。

（4）时效性。

任何信息都有时效性，只是不同的信息其时效有所不同，有的为长效，有的则为短效。

时效的长短与价值没有必然的联系，有的信息时效期，虽短，但价值极高。

如果不能及时地捕捉到这种信息和及时利用这种信息，往往会蒙受很大的损失，所谓“贻误战机”

说的就是这个道理。

2．信息收集的方法

秘书尽管不是领导者，不是决策者，但是却需要站在领导者、决策者的高度去观察问题、分析问题。

所以，秘书应努力学习领导所掌握的各种知识，努力像领导者、决策者那样高瞻远瞩。

秘书人员收集信息的方法有这样几种：

（1）采集。

采集主要通过三种方式。

A．通过常规渠道采集。

即通过行政渠道、业务渠道、团体渠道、网络渠道采集信息。

行政渠道常用行政手段由下而上层层采集。

这样做，能在一定程度上保证信息的真实性。

但中间环节多，较费时间。

其他渠道，多采用主辅式方法采集，即以一条渠道为主、其他渠道为辅助方式，这样可以相互补充、印证，比较准确可靠。

B．通过非常规渠道采集。

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