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第四章 行政日常管理实务（第18页）

在参观游览过程中，主方还可以酌情赠送有意义的、合适的纪念品，也可以选景摄影留念。

来宾逗留期间，主方可以安排适当的文娱活动，如观看文艺演出等。

在安排活动时，既要从实际可能出发，又要尊重来宾的意愿。

如果是涉外接待，主方在组织文艺演出时，要注意安排一些具有民族风格的节目，同时要注意避免因政治内容或宗教信仰、风俗习惯等问题而引起的一些不必要的误会或不快。

三、善后总结工作

将客人送别后，应善始善终地做好接待善后工作。

1．通知接站

为客人订购返程的车、船、机票，并送到客人手中，或为客人租用返程车辆。

将客人所乘车（机、船）班次时间通知客人前往的单位，以便接站。

如果客人路途较近，一定要提前通知，以防误事。

安排送客的车辆，并由接待人员将客人送至车站、码头或机场。

如属重要客人，安排领导人前往送行。

2．总结提高

要认真总结经验，对工作中出现的失误，要进行分析，找出原因，吸取教训，以利工作。

对参与接待工作的有关单位表示感谢。

3．文件归档

把本次接待工作中形成的文件、材料收集齐全，整理归档，以便查阅。

简单归纳，可将接待工作程序总结为：①接受任务-②了解来宾--③制订计划--④预定食宿--⑤迎接来宾--⑥商议日程--⑦组织活动--⑧陪同参观--⑨送别客人--⑩接待小结。

当然，在每次接待过程中，实际情况总是千差万别的。

因此，接待人员在接待工作中要根据不同情况，灵活掌握，合理安排。

第七节信息的收集与管理实务

信息管理是秘书的一项经常性工作，要在辅助决策过程中及时为领导“提供准确的信息”

。

文件工作、调研工作、信访工作、档案工作等都可以说是秘书部门的信息工作，只是内容和形式具有各自的特点罢了。

信息管理并不是秘书的一项新职能，只是过去不用“信息”

这个词，一般叫“情况”

，书面的信息叫“材料”

、“资料”

，而且对信息工作的认识也不像现在这样深刻。

英国学者佐克杰博士认为：“从最广泛的意义上说，信息可按其创造能力来加强评论。

高质量信息可使接受者认识环境，并随着环境的变化采取必要的对策。”

这就是获取高价值信息的目的所在。

信息工作的重要性决定了秘书必须投入很大的精力搞好这项工作，要克服那种在办公室里坐等信息的不良作风。

信息管理是一门学问，当然不能要求秘书人员必须掌握高深的信息科学理论，但是具有一定的信息理论知识，如信息收集、信息处理、信息输出和信息反馈的一些原则和方法是完全必要的。

信息管理工作包括收集、鉴别、贮存、处理、输出、反馈等各个环节。

秘书信息管理工作的基本要求就是“准确、及时、全面、适用”

八个字。

某地区遭受夏季特大洪水的袭击。

在本省及兄弟省的支援下，发给灾民衣物达178．94．万件，夏秋两季灾民的穿衣问题已解决。

但由于捐赠的衣物中，过冬的棉衣棉被所占比例很小，地委办公室为此给省委办公厅发了一条救灾信息，请求上级帮助解决灾民的过冬衣被问题。

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