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第四章 行政日常管理实务（第16页）

⑧宣传、公关费用；

⑨其他费用。

有时候，客人的住宿费、交通费等由客人一方支付，就需要把所需要费用数目与日常安排表一起提前寄给对方。

（5）工作人员。

根据接待规格和活动内容确定工作人员的构成和数量。

在接待计划中，要确定各个接待环节的工作人员，实行专人或专项负责制。

为了让所有有关人员都准确地知道自己在此次接待活动中的任务，提前安排好自己的时间，保证接待工作顺利进行，可制定并填写表格，印发各有关人员。

此外，还要对有关人员进行礼仪、接待常识方面的培训，避免在接待过程中出现不必要的失误。

（6）其他事宜。

如翻译服务、新闻报道、安全警卫、医疗卫生、导游、礼品赠送、代购车船机票等。

（二）环境准备

环境包括硬环境和软环境，准备工作也要从这两个方面入手。

硬环境指接待室内的空气、光线、颜色及布置等外在客观条件。

来宾到来之前，秘书要做好接待室的安排布置工作，创造一个清洁美观的接待环境，让来宾一走进来就感到这里工作有条不紊，充满生气。

此外，还要注意软环境即单位的工作气氛、人员的个人素养等社会环境的准备。

要注意从各个方面彰显组织文化，展示员工良好的精神风貌和和谐的办公氛围，以给来宾留下深刻印象。

（三）资料准备

（1）来宾情况。

为了使接待工作万无一失，秘书要事先掌握来访者的基本情况，如所在单位的全称、业务范围、发展态势、来访者人数、姓名、性别、身份、民族（国籍）、宗教信仰；有时还要对主宾有更多的了解，如个人爱好、性格、特长等。

对外宾可根据需要请对方提供国歌乐谱、国旗样板及制作说明等。

有时还要准备好外宾国家的一些音乐和中国的一些经典乐曲，以便宴会和晚会时使用。

（2）其他材料。

来宾到达后，要送上日程安排、企业的发展历史等基本材料。

此外，还要准备礼仪宣传性材料、旅游参观点等，还有如对上级用的汇报介绍性材料，用于平级组织的专业技术性材料和合作成果性材料。

如果来访团体中有外宾，还应有中外文对照版本。

二、正式接待工作

客人到达后，即进入正式接待工作状态，在按接待工作方案逐项落实的同时，还要根据情况的变化，随时采取应变措施。

1．迎接来宾

迎来送往是接待来宾的基本方式，要根据客人的重要程度和不同情况而有不同的迎接形式。

一般的接待工作，领导人的身份应该和来宾的身份相当，并提前到达迎接地点。

如果是远道而来的客人，秘书应提前到车站、机场或码头迎接，以示对来宾的欢迎。

重要的访问，还可以举行一定的迎接仪式，如列队欢迎，献花等；如果是外宾，要注意对方国家对花的禁忌风俗。

2．会见、会谈的接待

会见、会谈也是接待工作中的重要环节。

会见是指双方或多方代表见面会晤，就共同关心的问题交换意见。

会谈指双方或多方就某些重大问题进行深入接触，交换意见。

会见与会会见和会谈的区别，主要是通过三个方面体现出来。

①对身份要求不同。

会见中，各方代表的身份可以高低不同，但会谈时各方代表的身份除特殊情况外，一般都要求相当。

②目的不同。

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