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第四章 行政日常管理实务（第15页）

接待工作是从接到来客通知后，开始进入准备工作阶段，准备工作是整个接待工作中的一个重要环节，也是做好接待工作的关键。

准备工作做得好或坏，在很大程度上影响甚至决定着整个接待工作的质量和效果。

一般说来，接待准备工作包括以下具体环节。

（一）制定接待计划

俗话说：“凡事预则立，不预则废。”

一般来说，团体接待，尤其是接待重要团体的第一项工作就是制定接待计划。

具体来说，接待计划大体应包括如下内容。

（1）接待规格。

秘书必须能根据来访者的身份确定接待规格。

接待规格实际上就是来宾所受到的礼遇，它体现出接待方对来宾的重视程度和欢迎程度。

接待规格的高低，往往根据接待的目的、性质以及来宾的身份、地位、宾主双方的关系等实际因素来综合确定。

接待规格主要取决于接待方的主陪人的身份，从主陪人的角度论，接待规格有三种。

第一种是高规格接待。

所谓高规格接待就是主要的陪同人员比主要来宾的职务高的接待方式。

一般来说，对组织价值大的重要接待，可采用高规格接待，如企业对初次来访的重要客商，就多采用高规格接待。

例如某一公司的副总经理接待一位重要的客户，而对方不过是一位部门经理。

采取高规格接待的目的是要表示对对方的重视和礼遇。

第二种是对等规格接待，所谓对等规格接待就是主要的陪同人员与主要来宾的职务相当的接待，这是最常见的接待规格。

第三种是低规格接待，所谓低规格接待就是主要的陪同人员比主要来宾的职务低的接待，这种接待规格常见于基层，如上级领导来检查工作，只能是低规格接待。

接待规格往往通过迎送、宴请、陪同、食宿等方面来体现。

接待规格是从陪同领导的角度而言的。

接待规格过高，影响领导的正常工作；接待规格过低，影响上下左右的关系；对等接待是最常用的接待方式。

作为秘书，确定接待规格时应慎重全面地考虑。

（2）接待规格的确定。

秘书在了解了客人的身份和来访目的后确定由谁来出面接待最合适。

但接待规格的最终决定权是在上司那里，秘书仅提供参考意见。

当接待规格定下来以后，秘书应把我方主要陪同人员的姓名、身份等情况告知对方，征求对方意见，得到对方认可。

（3）日程安排。

接待日程安排应该制定周全，尤其是接待活动的重要内容不可疏漏，比如安排迎接、拜会、宴请、会谈等事宜。

接待日程安排还要注意时间上的紧凑，上一项活动与下一项活动之间既不能冲突，又不能间隔太长。

（4）经费预算。

接待方案中应该对接待经费的来源和支出做具体的说明。

如接待经费列支包括以下项目。

①工作经费：租借会议室、打印资料等费用；

②住宿费；

③餐饮费；

④劳务费：讲课、演讲、加班等费用；

⑤交通费；

⑥参观、游览、娱乐费用；

⑦纪念品费；

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