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第四章 行政日常管理实务（第14页）

秘书应该仔细制定会议议程，并对某项议题做认真准备。

同时决定应该准备的资料，以及将什么样的资料带到会议上供查阅等等。

秘书应该注意有的与会者对会议议程可能采取的做法：把会议议程直接丢进文件堆里，直到开会前几分钟才看上几眼；浏览了一遍之后就不再看了：只对自己关心和感兴趣的议程加以注意，而对其他问题视而不见；只关心自己在会议上的发言、辩论等方面的表现；只了解会议议程是否与自己的工作日程表相冲突。

因此，秘书应该仔细地推敲会议议程，从中发现问题，然后再提出好的修改建议，使议程更加完善。

而且，如果方便，秘书可以提醒与会者，在会议进行中适时适度地发表见解，不要占用过多的时间。

3．仔细研究与会者的资料，并针对性地做好准备工作

在准备出席会议前，除了要找出会议的目的、研究会议的议程外，秘书应该考虑到会议中可能出席的与会者的基本情况，这对更好地参加会议有较大的帮助。

一般来说，从会务处领来的材料或由会议组织者发送过来的资料中都有参加会议人员的名单。

也可以向有关人员打听一下：“我自己想分发一些资料，请问明天的会议都有哪些人参加？”

在正常情况下，都会得到想知道的答案。

在一些比较重要的会议上，如果能仔细留意一下参加会议的人员名单，就可以分析出很多有用信息来。

要考虑为什么这些人会出席会议，他们会对会议的进程产生何种作用，而为什么另外一些自己认为比较重要的人，却未在出席名单中出现。

例如‘’经理没有让财务部门的人参加会议，这说明什么问题呢“等等。

4．要考虑时间和地点，布置会议场地，并安排专人负责

秘书需要对会议的时间和地点进行考虑。

会议时间和地点可以提供给会议参与者有关会议情况的信息。

会议时间如果安排在最适合开会的时间段，那么就需要与会者认真准备，因为会议应该是需要深入而充分地讨论并做出决议。

如果会议时间安排在午饭前的半个小时，那么就是向与会者传达这样一个信息：这次会议持续的时间很短，需要迅速做出决议。

会议地点对与会者也会传递一些信息：如果会议要在配有红木家具的会议室进行，那么女士们就需要精心打扮一下了，先生们的穿着也不能太随意；如果会议在一个普通的会议室里进行，就可以穿的随意一些，太庄重了反而显得不伦不类。

对于有些大的会议，需要在会前去实地察看一下，熟悉一下环境。

5．如果需要，安排礼仪小姐，负责接待、导游和解释相关的询问

第六节日常接待工作实务

华夏贸易公司经销部经理近几天一直为订货越来越少、销售额下降发愁，现在正是销售淡季，很难拓展销售渠道。

一天下午，经销部经理突然接到法国某访华公司的订单，而且是一笔数目不小的买卖，相当于公司大半年的销售额，他连忙拿了订单到总经理办公室。

总经理一看就明白了，站在一旁的沈秘书更是露出了会心的微笑。

这飞来的订单究竟与沈秘书有什么关系呢？按常理，与法国客人签订合同做生意，他销售部不可能不知道，真是百思不得其解。

最后还是由总经理解开了这个谜。

一对法国夫妇来华旅游，在北京机场下了飞机后，还要转乘火车去南方某省。

这对法国夫妇对于一切都很陌生，不知如何是好，于是就在机场乱拨了一个电话，竟打到了我们贸易公司的总经理办公室，接电话的正好是沈秘书。

沈秘书从电话中得知对方的身份和困难，对方请求帮助时，他马上请示了我，然后用英语回答对方：“请不要着急，我们是华夏贸易公司，愿意向二位提供帮助。”

并立即派车到机场，把这对夫妇送去宾馆安顿下来，又陪他们游玩了几天，代购了去某省的车票，直到送上火车，热情话别。

这一切，沈秘书都做得非常真诚、得体，给两位外国客人留下了深刻印象。

我们收到的订单距他们回国正好1个月，看来这笔大买卖正是被接待的法国夫妇促成的，当然这也要归功于沈秘书的公关意识和接待艺术，为本公司塑造了良好的形象。

销售部经理恍然大悟，深有感触地说：“看来接待工作中也有公关。

搞好接待，不仅可以广交朋友，树立公司形象，而且可以促进产品销售，为公司赢得经济效益。

难怪有人说‘接待也是生产力’呢！”

一般来说，日常个别接待工作程序简单，而团体来访由于来宾人数多，规格比较高，所以要复杂得多。

重要的团体接待，还常常需要多个部门的协作与配合，秘书、秘书部门则是其中的纽带和桥梁。

为了使接待工作能够顺利进行，秘书在接到接待任务后，就必须进行周密的部署。

一、接待准备工作

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