456小说网

手机浏览器扫描二维码访问

第四章 行政日常管理实务（第13页）

洪霞是仁和公司的秘书，主要负责会议室的安排和协调工作。

为了做好这项工作，洪秘书每周都根据各科室提交的会议室使用申请表，提前编制公司会议室使用情况一览表，做到心中有数。

她对公司会议室的情况了如指掌，每个会议室有多少桌椅，可以容纳多少人开会；会议室装有什么设备，设备状态如何；会议室什么形状，适合开什么类型的会议等都非常清楚。

因此，每当部门借用会议室，洪秘书都能根据情况安排合适的会议室供其使用。

有一次，销售部秘书小胡拿着会议室使用申请表来找她，说是她们经理临时决定召开一个重要的会议，请她务必给安排一个会议室开会。

洪秘书一看，申请表上参加会议人数一栏是30人，设备一栏填写的是使用投影仪，开会时间是明天上午9：30。

洪秘书打开会议室使用情况一览表查看，发现有投影仪的会议室已经全部安排出去了，而带投影仪并能容纳30人的会议室只有301室和303室，也被人事部和客服部预订了，就问胡秘书是不是一定要用投影仪。

胡秘书说，会上要演示营销方案，所以一定要用投影仪。

洪秘书又问：“你们部的会议一定要明天上午开吗？可不可以推迟到后天上午，后天有一个可以容纳30人的装有投影仪的会议室空着，可以使用。”

胡秘书着急地说：“不行啊，这个会议很急，因为要确定最终的营销方案以便执行，总经理点名要马上召开。”

那怎么办呢？洪秘书为难了。

她跟胡秘书说：“你先回去吧，我看看怎么协调一下，过一会儿再打电话给你。”

胡秘书回去以后，洪秘书开始仔细研究其他部门登记的会议室使用情况，发现使用301会议室开会的人事部的参会人数只有15人，就给人事部秘书打电话说明情况，同其商量可否换一个小一点的302会议室开会，302会议室可容纳20人。

人事部周秘书说：“可是302会议室没有投影仪，怎么办呢？”

洪秘书说：“请放心，我会叫人安装一个临时的投影仪和幕布，不会有问题的。”

人事部的周秘书说：“那好吧，我会向田经理汇报，并通知其他人。”

洪秘书说：“谢谢，我也会在公司布告栏中贴一个会议室更改通知。”

挂断电话后，洪秘书拿过公司会议室使用情况一览表，在相应的栏目上做了改动。

之后给胡秘书打电话，告诉她会议室已经安排好了，他们明天上午可以使用301会议室开会。

然后打印了一份会议室更改通知，贴到了布告栏中。

第二天刚上班，洪秘书到研发部借了一台投影仪和幕布，从办公室拿了一台笔记本电脑，找人把这些设备安装到302会议室，并进行了调试。

由于洪秘书的协调，各部门的会议都正常召开了。

如果公司要召开会议，无论是内部会议还是公开会议，作为秘书都应该是最忙碌的人。

千万不要认为秘书可以在会前无所事事，把会务准备工作交给公关部门或办公室，自己只要等待会议开始就行了。

要知道，秘书的工作绝不是简简单单地接待客人、做做记录那么简单。

要想做好会前准备工作，秘书可以依照以下步骤进行。

1．确定会议目的，明确会议的主题

无论是准备会议，还是参与会议，秘书的第一步工作都是要确定会议的目的。

可能有人认为确定会议目的很简单，只要和领导商量一下就可以了，其实不然。

因为领导并不一定会明确地指出召开会议的目的来，这就需要秘书认真地琢磨，领会领导的意图，确认召开会议的目的和主题。

而且，与会者也经常要从会议组织者那里了解召开会议的目的。

他们会当面询问组织者，例如直接问：“您能告诉我这次会议的主要目的是什么吗？”

与会者也可能通过旁敲侧击的办法来试探组织的意图，例如说：“我们想为这次会议好好准备一下，您看看我们需要做好哪些方面的准备？”

如果组织者不能对这个问题进行回答，会是一件很尴尬的事情。

很多时候，与会者都会就这类问题去询问秘书，因为秘书在整个会议的策划、组织、召开、结束的过程中往往扮演着穿针引线的重要角色。

所以，与会者会让秘书先透露一些有关会议的消息，以便进行积极准备。

其实这并不是说会议的组织者和会议主席都喜欢对会议的目的保持缄默，守口如瓶。

很多会议的组织者是很愿意就会议的目的问题回答与会者的提问。

但是由于时间、精力等原因，这些工作往往需要借助秘书的力量来圆满地完成。

2．制定会议议程，安排活动程序，并准备相应的材料

请关闭浏览器阅读模式后查看本章节，否则将出现无法翻页或章节内容丢失等现象。