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第五章 行政部事务工作管理规范（第15页）

日常管理中，文书的运用都具有及时有效的特点。

文书一般是针对特定的人和特定的事情而做的。

信息只有在最快的时间内传送出去，才能真正地发挥信息的作用，提高企业的行政管理效率。

这也是文书管理的本质所在。

（2）由于信息的准确性离不开文书的准确表达，因而文书管理过程中绝不可以为了求快而放弃了文书的生命--准确性。

特别是对于文书中所引用的其他文件，更应该注明其出处。

（三）严格保密。

1。

文书的内容关系到一个企业日常管理的方方面面，有许多甚至是关系到企业发展的重要文件。

这就决定了文书的管理应该具有保密性，特别是对于一些机密文件的保管更应该是管理中的重中之重。

2。

文印室人员更应该树立严格的保密观念，不得随意泄露本公司的商业秘密，不得私自截留任何文件。

（四）统一管理。

文书管理针对的是全体员工，文书内容应该统一，传达信息应该一致，文书格式应该规范、具体，管理应该统一便捷。

（五）注重程序。

公文的受理、制发、归档都有着严格的程序规定。

在日常管理中只有严格依程序办事，

才能最大限度地简化文书管理，使之行之有效。

例如，在公文的归档这样一个大的程序上就可以分为：平时归卷、立卷、归档以及送交档案室等不同的子程序。

二、文书管理部门设置细节规范

（一）总收发部门。

1。

由总务部门统一担任。

总公司各部门与外界来往文书的收发由总务部门统一办理，各公司（工厂）所在地的总收发由其所属总务部门办理。

2。

总收发部门负责文书收受及发送。

（二）管理部门。

1。

由于各个部门的管理分工不同，依照其不同的职能特点，可以让它们担当不同的管理任务。

例如，各公司总经理室或管理处，负责管理各部、室、中心及以公司名义与外界来往的文书。

2。

各业务部门的最高主管部门，负责管理营业、采购、法律、服务、训练等业务部门的文书。

3。

各公司（工厂）经理室或管理处（或总务部门），负责管理其所在地域与外界来往的地区性文书；各分公司、部门间的来往文书，原则上以厂、处、部、室部门为管理部门。

（三）主办及会办部门。

1。

资料需报送工厂主管机构的，由各公司总经理室或独立厂区的管理部门主办，由法律事务室会办。

2。

资料需报送外汇贸易主管机构的，由资材部主办，由法律事务室、财务部会办。

3。

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